Bienvenue dans le glossaire IntelDocs, où vous trouverez des définitions claires et concises des termes essentiels liés à la gestion des documents, à l’automatisation des flux de travail et à la gestion de contenu d’entreprise (ECM). Cette section est conçue pour vous aider à mieux comprendre la terminologie et les concepts qui façonnent nos solutions et le secteur dans son ensemble. Que vous soyez novice en matière de gestion de documents ou que vous cherchiez à approfondir vos connaissances, cette ressource est là pour vous guider.

Explorez le glossaire pour vous familiariser avec les termes les plus importants pour votre entreprise.

1. Système de gestion de documents (DMS) : système informatisé utilisé pour stocker, partager, suivre et gérer des fichiers ou des documents.

2. Système de gestion électronique de documents (EDMS) : système qui gère les documents au format électronique, offrant des fonctionnalités telles que le contrôle des versions, les droits d'accès et les capacités de recherche.

3. Gestion de contenu : processus de création, de gestion et de publication de contenu numérique.

4. Gestion de contenu d'entreprise (ECM) : ensemble de technologies utilisées pour capturer, gérer, stocker, préserver et diffuser du contenu et des documents liés aux processus organisationnels.

5. Gestion des ressources numériques (DAM) : système permettant d'organiser, de stocker et de récupérer des médias enrichis et de gérer les droits et autorisations numériques.

6. Gestion des dossiers : processus qui implique le traitement des dossiers (par exemple, juridiques, médicaux) depuis leur initiation jusqu'à leur résolution, souvent pris en charge par un logiciel qui gère la documentation et le flux de travail.

7. Services cloud : services fournis sur Internet, souvent utilisés pour numériser, automatiser et transformer les processus commerciaux.

8. Archivage : processus de déplacement des données qui ne sont plus utilisées activement vers un périphérique de stockage séparé pour une conservation à long terme.

9. CRM (Customer Relationship Management) : logiciel qui gère les interactions d'une entreprise avec ses clients actuels et potentiels3.

10. Dématérialisation : processus de conversion de documents physiques en formats numériques.

11. API (Application Programming Interfaces) : interfaces qui permettent à différentes applications logicielles de communiquer entre elles.

12. Services de contenu : services qui fournissent des capacités de gestion de contenu, souvent fournies via des plateformes cloud.

13. Gestion intelligente de contenu : système qui utilise l'IA et l'apprentissage automatique pour gérer et enrichir le contenu, améliorant ainsi la prise de décision et l'expérience client.

14. Gouvernance des données : gestion globale de la disponibilité, de la convivialité, de l'intégrité et de la sécurité des données utilisées dans une entreprise.

15. Gestion des processus : alignement des processus organisationnels sur les buts et les objectifs de l'organisation.

16. Automatisation : utilisation de la technologie pour effectuer des tâches avec une intervention humaine minimale.

17. Transformation numérique : l'intégration de la technologie numérique dans tous les domaines d'une entreprise, changeant fondamentalement la façon dont vous opérez et offrez de la valeur aux clients.

18. Suivi des versions : la capacité de conserver un enregistrement des différentes versions d'un document au fur et à mesure de sa création et de sa modification par différents utilisateurs.

19. Capture et imagerie : le processus de conversion de documents physiques en formats numériques au moyen de technologies de numérisation et d'imagerie.

20. Traitement : la manipulation de documents numériques pour les préparer au stockage, à la récupération et à l'utilisation.

21. Évolutif : un système capable de gérer des volumes de travail croissants ou pouvant être agrandi pour s'adapter à la croissance.

22. Informations d'entreprise : les données et informations collectives utilisées au sein d'une organisation pour soutenir ses opérations et sa prise de décision.

23. Open Source : logiciel dont le code source est accessible au public et peut être modifié et distribué par n'importe qui.

24. Normes ouvertes : normes accessibles au public et pouvant être mises en œuvre par n’importe qui, favorisant l’interopérabilité.

25. Échelle d’entreprise : capacité d’un système à gérer les demandes d’une grande organisation, notamment de gros volumes de données et d’utilisateurs.

26. Windows : système d’exploitation développé par Microsoft, largement utilisé dans les ordinateurs personnels et les serveurs.

27. Édition en temps réel : possibilité pour plusieurs utilisateurs de modifier un document simultanément, les modifications étant reflétées instantanément.

28. Intégration : processus de combinaison de différentes applications logicielles pour travailler ensemble de manière transparente.

29. Source unique de vérité : référentiel centralisé où toutes les données et tous les documents sont stockés, garantissant cohérence et exactitude.

30. Politiques de gestion des dossiers : directives et procédures de gestion des dossiers, notamment la conservation, l’élimination et les droits d’accès.

31. Matériel d’intégration : documents et ressources fournis aux nouveaux employés pour les aider à s’intégrer dans l’organisation.

32. Formulaires fiscaux : documents utilisés pour déclarer et déclarer les impôts, souvent gérés électroniquement dans un SGE.

33. Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) : ensemble de normes nationales pour la protection de certaines informations de santé, exigeant des pratiques strictes de gestion des documents dans les soins de santé.

34. ISO 15489 : norme internationale pour la gestion des dossiers, fournissant des principes et des exigences fonctionnelles pour la gestion des dossiers.

35. ISO 27001 : spécification pour un système de gestion de la sécurité de l'information, garantissant les niveaux les plus élevés de sécurité des données dans la gestion des documents.

36. ISO 9001 : une norme pour les systèmes de gestion de la qualité, exigeant de bonnes pratiques de gestion des documents pour répondre aux normes de qualité.

37. ITIL (Information Technology Infrastructure Library) : un ensemble de pratiques détaillées pour la gestion des services informatiques qui comprend des normes de gestion des documents.

38. Loi Sarbanes-Oxley : une loi américaine qui oblige les entreprises publiques à maintenir des pratiques strictes de contrôle et de gestion des documents pour garantir la transparence et la responsabilité.

39. Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'UE : un règlement complet sur la protection des données qui oblige les organisations à mettre en œuvre des pratiques strictes de gestion des documents et de protection des données pour protéger les données personnelles.

40. ETSI (European Telecommunications Standards Institute) : organisme européen de normalisation qui développe des normes pour les technologies de l'information et de la communication

41. CNIL (Commission nationale de l'informatique et des libertés) : autorité française de protection des données, chargée de veiller au respect des lois sur la confidentialité des données, notamment dans le contexte de la gestion électronique des documents

42. Normes AFNOR : normes créées par l'Association française de normalisation (AFNOR) pour normaliser divers produits et processus, y compris la gestion des documents

43. NF Z42-013 : cette norme fournit des lignes directrices pour la gestion des documents et des enregistrements électroniques. Elle couvre la création, le stockage et la récupération des documents électroniques afin de garantir leur intégrité, leur authenticité et leur accessibilité au fil du temps.

44. NF Z42-020 : cette norme porte sur la numérisation des documents papier et la gestion des images numériques. Elle comprend des exigences relatives au processus de numérisation, à la qualité de l'image et aux métadonnées afin de garantir la fiabilité et la conservation à long terme des documents numérisés.

45. NF Z43-400 : Cette norme fournit des lignes directrices pour la gestion des référentiels numériques. Elle couvre la conception, la mise en œuvre et la gestion des référentiels numériques afin d'assurer la conservation et l'accessibilité à long terme des objets numériques.

46. DUA (Durée d'Utilité Administrative) : La DUA est la période légale pendant laquelle les archives peuvent être consultées par les services administratifs. Elle garantit leur accessibilité pour les activités administratives et détermine quand elles peuvent potentiellement être éliminées.

47. ACL : ACL signifie Access Control List. Une ACL est un ensemble de règles de sécurité définies sur un document.

48. Piste d'audit : Un enregistrement de chaque action effectuée sur un enregistrement de contenu dans un système de gestion de documents indiquant qui a effectué l'action et quand.

49. Active Directory (AD) : Active Directory est le service d'annuaire propriétaire de Microsoft qui permet aux administrateurs de gérer les autorisations et l'accès aux ressources réseau.

50. Approbation : une action requise effectuée sur le contenu dans son cycle de vie signalant l'acceptation du contenu. Cette action le fait passer à l'étape suivante du flux de travail si toutes les règles métier ont été respectées.

51. Recherche en texte intégral : fonctionnalité qui vous permet de rechercher l'intégralité du texte d'un document pour trouver un mot ou une phrase.

52. Métadonnées : champs d'informations communs à tous les contenus du système, tels que la date de création, le créateur, la date de révision, etc.

53. Logiciel sur site : logiciel installé sur le serveur local d'une entreprise.

54. PDF (Portable Document Format) : format de fichier qui fournit une image électronique du texte ou du texte et des graphiques qui ressemblent à un document imprimé et qui peuvent être visualisés, imprimés et transmis électroniquement.

55. Contrôle de révision (contrôle des versions) : système qui suit les modifications apportées au contenu et assure la disponibilité de la version la plus récente, approuvée et actuelle.

56. Historique des révisions : commentaires saisis dans l'enregistrement d'audit lorsqu'une nouvelle version est créée.

57. SSO : authentification unique telle qu'Azure ou Okta.

58. Enregistrement/extraction : système utilisé pour empêcher plusieurs utilisateurs de modifier un document en même temps. Les utilisateurs « extraient » un document à modifier et « archivent » la version mise à jour.

59. Cryptage des données : méthode de sécurisation des documents numériques en les convertissant en code illisible, accessible uniquement avec une clé de décryptage.

60. Capture de documents : processus de numérisation et de conversion de documents physiques en format numérique pour stockage dans un système de gestion de documents.

61. Cycle de vie des documents : étapes par lesquelles passe un document, de sa création et son utilisation à son archivage et à son élimination éventuelle.

62. Conservation des documents : politiques qui définissent la durée de conservation des documents et le moment où ils peuvent être supprimés ou archivés.

63. Indexation : processus de catégorisation ou d'étiquetage des documents avec des mots-clés ou des métadonnées pour faciliter la recherche et la récupération.

64. OCR (reconnaissance optique de caractères) : technologie utilisée pour convertir des images numérisées de texte en données lisibles par machine, permettant de rechercher et de modifier le texte.

65. Gestion des documents : domaine spécialisé de la gestion des documents qui se concentre sur la maintenance et le stockage des documents pour répondre aux exigences légales, historiques ou opérationnelles.